PRINSIP PENGINDEKSAN DAN PRATIC PENGIDEKSAN

A.    PENGERTIAN PENGINDEKSAN

Pengindeksan adalah suatu proses menganalisa isi kandungan suatu bahan yang menerangkan dengan mengunakan bahasa  atau istilah dalam sistem pengindeksan yang bertujuan untuk menganalisah suatu karya pengguna pustaka, biasanya menggunakan indeks untuk mencari dokumen yang an pada di perpustakaan.

Pengindeksan (indexing) terjadi pada tahap masukan sistem informasi dan mencakup proses-proses seperti pencatatan ciri-ciri seperti pencatatan ciri-ciri dokumen yang penting, analisis isi dokumen, klasifikasi dan pembuatan entri katalog.

Tujuan pengindeksan ialah memungkinkan di temukannya dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dengan cepat hasil pengindeksan ialah indeks dalam arti luas yaitu sarana atau kunci yang mununjukan pada pelusur dokumen mana dalam “gudang informasi” yang secara potensial relevan dengan suatu permintaan di perpustakaan dan pusat informasi , sarana ini ialah catalog perputakaan dan susunan di rak.

Permintaan dapat berupa permintaan mengenai subyek tertentu. Agar prmintaan seperti ini dapat dilayani, maka pada tahap masukan dilakukan pengindeksan subyek, yang mencakup analisis terhadap isi dokumen dan pemilihan nomor kelas, tajuk subyek atau descriptor yang dapat mewakili isi document.

Apabilah dokumen yang relevan dengan suatu permintaan dapat ditemukan di perpustakaan, maka hal ini berarti bahwa ada kecocokan antara informasi yang diminta dan informasi yang ditemukan. Atau dengan kata lain : informasi yang terdapat dalam dokumen dalam batas-batas tertentu cocok dengan informasi yang dikehendaki. Untuk meningkatkan kemungkinan terjadinya kecocokan, maka dalam proses simpan dan temu kembali yang terjadi di semua sistem informasi perlu digunakan bahasa indeks.

Bahasa indeks ialah suatu bahasa artificial karena ia tidak timbul dan tumbuh dengan spontan seperti bahasa alamiah, tetapi khusus diciptakan untuk tujuan tertentu dan dikembangkan secara terarah. Bahasa-bahasa alamiah seperti bahasa Indonesia, inggris, jepang dan sebagainya, merupakan alat komunikasi yang dibutuhkan dan digunakan untuk semua aspek kehidupan. Bahasa indeks adalah bahasa yang dibutuhkan untuk satu jenis komunikasi tertentu saja, yaitu komunikasi antara pengindeks dan pencari informasi.

B.     PRINSIP PENGINDEKSAN

·         Pastikan setiap topic anda atau bagian mncakup berbagai entri indeks yang relevan mengunakan dua atau tiga entri pertopic.

·         Memahami audens anda dan memhami jenis entri indeks mereka cendrung untuk mencari.

·         Gunakan bentuk yang sama diseluruh (tunggal vs jamak , kapitalisasi ,dll) menggunakan konvens standar pengindeksan.

C.    PRAKTIK PENGINDEKSAN

1)      Ketuntasan pengindeksan

Factor-faktor yang mempengaruhi kinerja dari suatu system temu balik informasi yang secara langsung di sebabkan oleh :

·         Pengindeksan kebijakan

·         Pengindeksan akurasi

2)      Kekhususan pengindeksan

Fugman (1979,1985) telah menyajikan beberapa aksioma “pengindeksan dan iformasi” namun tidak semua secara langsung berhubungan dengan pengindeksan. Pengideksan prinsip satunya di ajukan, disebut sebagai “pengindeksan wajib” menyatakan bahwa pengindeksan adalah dengan menggunakan istilah yang paling tepat tersedia untuk menggambarkan subjek yang di bahas dalam dokumen.

Karena ini biasanya akan berarti istilah yang paling sepesifik, ini pada dasarnya adalah pernyataan ulang dari prinsip kekhususan.

3)      Pedoman pengindeksan

Adapun bagian penting dari pengindeksan yang perlu di perhatikan dengan baik di antaranya adalah (tubuh dokumen) :

Ø  Judul

Ø  Abstrak

Ø  Daftar isi

Ø  Pendahuluan, kesimpulan

Ø  Ilustrasi, diagram, table, keterangan

Ø  Kata

Alasan utama yang di berikan utuk melihat tubuh dokumen itu untuk melihat apakah ada sesuatu yang di abaikan dan supaya dapat menfasilitasi pengindeksan lebih mendalam dan memperjelas atas semua keraguan – keraguan. Dan alasan lain untuk memeriksa dokumen untuk memutuskan apa yang akan dimasukkan dalam pengindeksan.